Факс текстом вниз или вверх

HP LaserJet Pro M1536dnf MFP

как правильно отправить факс? куда класть бумагу? текстом вверх – вниз??можно в мельчайших подробностях.Спасибо.

Ответы 3

Если смотреть на главную панель факса, то при отправке текст вы должны видеть, само положение текста значение не имеет, так как если отправите вверх ногами, на принимающией стороне просто повернут необходимой стороной

08.03.2015 Блог

Почему я вынесла факс в отдельный топик? Причина проста: современный офис трудно представить без этого чуда инженерной мысли.И даже если у вас все пользуются электронной почтой, факс иногда бывает очень полезным агрегатом при поломке у провайдера Интернета.

Насколько ускоряется процесс получения/отправки необходимых документов, если у Вас на столе или на рабочем месте секретаря стоит факс!

Не надо неделями ждать документы, которые медленно, но верно, несет вам почтальон, не надо кричать в трубку телефона, диктуя реквизиты, или мучительно вслушиваться, пытаясь правильно записать телефонограмму.

Достаточно просто нажать кнопку «Start».
В этом топике хотелось бы остановиться не только на технической стороне отправки факсового сообщения, но и на некоторых общих принципах работы с факсом.

Прежде чем отправить сообщение по факсу, Вам необходимо найти в офисе сам факс. Факс — это такой телефон, который отличается от других телефонов:
а) размерами (маленьких факсов я еще не встречала);
б) пазом для бумаги, который в некоторых моделях закрывается откидывающейся крышкой;
в) большой зеленой кнопкой с надписью «Start».

Как правило, он стоит у секретаря, в чьи прямые обязанности входит отправка/принятие факсовых сообщений. Но бывают и исключения: лично мне за 11 лет работы в самых разных фирмах неоднократно приходилось самостоятельно отправлять документы по факсу, а иногда — упрашивать секретаря найти факс и отправить/принять факс. Так что, это реальная жизненная ситуация, и к ней надо быть готовым.

Итак, Вы нашли факс, и в ваших руках документ, который вы должны отправить. Помните: документ в факс вставляется «лицом вниз, головой вперед». А если забыли — не беда: на поверхности паза для бумаги нарисовано, как правильно поместить лист, чтобы отправить факс.

Отправлять лучше документ, отпечатанный на принтере. Текст, написанный карандашом, цветным маркером, ручкой с красивой гелевой пастой золотистого цвета, скорее всего, будет просто неразборчивым пятном у получателя. Но чаще — пустым листом. Обратите также внимание на бумагу. Желательно, чтобы она была офисной, а не газетной. Белой, а не серой или цветной. И не очень тонкой.
Не вставляйте в факс:
— листы со скобами и скрепками;
— мятые и влажные лист;,
— большую стопку (на крышке нарисовано ограничение).

Читайте также:  Что можно сделать из cd rom

При отправке/получении факса принято говорить «Стартую» (если Вы нажимаете на большую зеленую кнопку первым) или «Стартуйте» (если по какой-то причине Вы не готовы). Процесс передачи сообщения по факсу сопровождается весьма характерным звуком — не очень приятным скрипопиликаньем. Кстати, если Вы позвонили абоненту, и услышали после соединения не сигнал вызова или короткие гудки, а звук факса — не пугайтесь: скорее всего, это факс в режиме автоматического приема. В этом случае необходимо после отправки сообщения дозвониться по любому другому номеру и уточнить, прошел ли факс, и если прошел, то хорошо ли виден текст.

Принимать сообщение по факсу еще проще, чем отправлять: достаточно ответить «Стартую» на предложение принять факс и нажать зеленую кнопку. Через несколько минут у Вас в руках будет факс-копия отправленного документа. Однако бывают ситуации, когда принимаемый факс вроде бы проходит, но факс-копии нет. При этом на дисплее факса появляется сервисное сообщение: «Факс в памяти». Скорее всего, у Вас закончилась бумага в факсе. Об этом говорит и красная полоса на обороте предыдущих факс-копий. Открыв факс, внимательно посмотрите, как правильно вставить новый рулон, иначе бумага будет выходить чистой.
Кстати, в факсах используется не простая, а термобумага, которая не любит непочтительного обращения. В частности, на ней не стоит делать пометки карандашом: они не стираются ластиком. Для таких как я, любителей пометок на полях, есть факсы, в которые вставляются обычные листы формата А-4.

ВАЖНО!
1. Если Вы отправляете/получаете важный документ, который может иметь временные/финансовые последствия (аннуляция номера без штрафных санкций), не поленитесь — прикрепите к оригиналу документа отчет факса (узкая полоса, выходящая из задней панели факса, специальная настройка факса). Обычно там указано время отправки, количество листов, кому отправлено и главное — результат отправки. Если Ваш получатель потеряет Ваш факс и не аннулирует заказ, у Вас будет шанс доказать руководству, что Вы свои обязанности выполнили добросовестно, а штраф оплачивать не надо.
2. При отправке документов по факсу обязательно спросите, как прошел факс и получите голосовое подтверждение получателя, что все видно. В идеале на отчете факса можно указать, кто принял факс, предварительно спросив имя и должность принявшего. Тем самым Вы заставите его более ответственно отнестись к Вашему посланию.
3. Если Вы отправляете финансовый документ, убедитесь, что получатель видит те же цифры, что и Вы. Особое внимание уделите номеру счета, банковским реквизитам, сумме.
4. Если факс от Вас ждет какой-то конкретный сотрудник, сделайте копию документа (чтобы не портить оригинал с «живой» печатью и подписью), поставьте сверху на документе надпись «Для Ивана Ивановича Иванова» или название отдела.
5. Большинство фирм настраивает данные в факсе, и получатель видит, из какой фирмы пришел факс и с какого номера. Но если Вы хотите получить действительно быстрый ответ, укажите снизу Ваше имя, должность и контактный (прямой) номер телефона. Не заставляйте Вашего получателя беседовать с сотрудниками Вашего предприятия, выясняя, кто послал факс и как с ним поговорить.
6. Сделайте копию полученного факса. Копия пролежит несколько лет, а факсовая бумага через несколько месяцев выцветет, и информация будет утеряна.

Читайте также:  Что такое ник в скайпе

Кстати, не все знают, что если в факс просто поставить необходимый документ и нажать кнопку «Старт», он выдаст копию на факсовой бумаге.

Если Вам не удалось найти факс в офисе, это еще не означает, что его нет совсем. Вполне возможно, что в офисе установлена одна из программ для отправки факса: Ventafax, Winfax, Faxline. Наиболее распространенной является Ventafax. Прием сообщений с помощью этой программы отличается от приема по обычному факсу только тем, что на зеленую кнопку Вы нажимаете не пальцем, а курсором «мышки». Принятые факсы сохраняются в журнале принятых сообщений, и вы всегда можете их распечатать на принтере. Так же как и обычный факс программа автоматически сохраняет информацию о том, с какого номера, когда и какое сообщение было прислано, а если программу еще и настроить, то будет показываться и название (имя) отправителя.
А вот отправка документов немного отличается: если Вам надо отправить письмо, счет, договор или иной документ с «живой » подписью и/или печатью по Ventafax, его придется сначала отсканировать. А вообще, Ventafax отправляет факсы из любого приложения Windows. Для этого надо отправить файл на печать (Ctrl+P), указав в поле «принтер» — «Ventafax» и следуя инструкциям, которые дает Вам эта программа.
Кстати, в этой программе масса дополнительных функций.

Даже в наш инновационный век веб-технологий, технология факсимильной связи остается востребованной и не всех устраивает получение документации по электронной почте. В то же время, не у всех есть нужный аппарат, особенно, если речь идет не о компаниях и фирмах, а о простых пользователях, которым нужно передать какие-то документы именно по факсу.

Обычно затруднения возникают в случае отправки факса, т.к. получать их можно без проблем с помощью специальных программ, например VentaFax или Microsoft Fax.

Если у вас есть Інтернет, но нет телефона, можно найти специальные коммерческие службы, которые предоставят номер факса, а документы будут приходить на e-mail. К счастью есть веб-сервисы, позволяющие отправлять факсы через веб-интерфейс или с помощью e-mail.

Читайте также:  Трехзначное число которое делится на 13

Одним из таких сервисов является Efax, который поддерживает 27 стран. В течение месяца им можно пользоваться бесплатно, отправлять документы, файлы, а потом нужно будет оплатить абонемент. Нужно отметить, что почти все подобные сервисы являются платными, но позволяю отправить некоторое тестовое количество факсов задаром.

Так как же отправить факс?

Для отправки факса вам потребуются:

  • факс-аппарат (у вас);
  • факс-аппарат, заряженный бумагой и картриджем (если это лазерный или струйный факс), у того, кому вы отправляете документ;
  • а также, естественно, документ для отправки.

Процесс отправки факса

  1. Документ для отправки надо подготовить, перевернув его лицом вниз (от себя) и шапкой вверх.
  2. Подготовленный таким образом документ вставьте в отделение для приема бумаг на отсылку (в автоподатчик документов),вставляем в лоток факса лицевой стороной вниз так, чтобы край листа совпадал с направляющей линией на факсе.
  3. Снимите трубку и наберите нужный вам номер телефона абонента, которому надо отправить факс. Набираем номер телефона.
  4. Дождавшись ответа, сообщите ему, что планируете отправить факс для него. Нажимаем кнопку «Старт» Ваш собеседник должен ответить, что он готов «стартовать» — то есть нажать на кнопку «старт». Когда кнопка «старт» с той стороны нажата, вы услышите в трубке факса характерный тональный гудок, напоминающий звук загрузки интернета через телефон (звук модема). Услышав такой звук, нажмите на кнопку «старт» (Start) на своем факсе. До тех пор, пока факс-сообщение не отправится до конца, не кладите телефонную трубку.
  5. Лист документа должен начать медленно исчезать в факсе и появляться с другой стороны аппарата. Ждем, пока документ отправляется по факсу. Если листов для отправки несколько, то их надо сложить стопкой в автоподатчик факса (как правило не более 10 листов). Если факс не позволяет сразу положить стопку листов на отправку, тогда, чтобы вставить следующий, дождитесь пока первый лист полностью зайдет в факс-аппарат и только тогда подавайте следующий лист.
  6. В конце — жмем кнопку стоп. После того как лист документа вышел с другой стороны, дождитесь ответа собеседника, которому отсылаете факс-сообщение. Осведомитесь, виден ли текст, рисунок, печать — т.е четко ли прошел факс. Если нет, повторите процедуру. Если оборвалась связь — перезвоните.
Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock detector